Per 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-verordening 2016/679), ook bekend als de AVG. In Nederland handhaaft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de nieuwe privacywet. Omdat OGAE NL persoonsgegevens verwerkt en bewaart zijn de regels van de AVG  van toepassing.

Persoonsgegevens

OGAE NL is een stichting die persoonsgegevens administreert van donateurs voor de volgende doelen:

1. Het voeren van een actuele ledenadministratie.
2. Contributieheffing aan de hand van incasso.
3. Aanmelding van het lidmaatschap van donateurs bij OGAE international en voor het gebruik van de OGAE-International-app.
4. Verzending van nieuwsbrieven en andere berichten om donateurs te benaderen of te informeren over relevante activiteiten voor donateurs al dan niet georganiseerd door OGAE NL.
5. Jaarlijkse verdeling van tickets voor het Eurovisie Songfestival.

De persoonsgegevens die worden opgenomen zijn: voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, bankrekeningnummer en e-mailadres. De secretaris voegt daar de startdatum van het donateurschap aan toe. Bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG (bijvoorbeeld godsdienst of gezondheid) worden niet opgenomen, evenmin als geboortedatum.

Verwerking en gebruik

OGAE NL slaat de gegevens op in een OneDrive-bestand. De incassogegevens zijn beveiligd met een wachtwoord, en zijn daardoor uitsluitend toegankelijk voor de penningmeester (plus één bestuurslid als back-up). De overige documenten zijn toegankelijk voor bestuursleden die deze alleen mogen gebruiken voor de hierboven genoemde doelen 1, 3, 4 en 5. De documenten worden verwijderd twee jaar na de laatste update.

De gegevens worden bijgehouden in een computerbestand dat wordt beheerd door twee aangewezen bestuursleden onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting. De secretaris houdt op een externe gegevensdrager een back up bij van de gegevens. Toegang tot de computerbestanden heeft de secretaris en één daartoe gemachtigd lid van de vereniging. De secretaris draagt zorg voor een adequate beveiliging van de bestanden.

De donateurslijst bestaat in principe niet op een andere wijze dan in de genoemde digitale vorm. Ook wordt aan donateurs onderling niet gecommuniceerd over persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden door OGAE NL wel doorgegeven aan OGAE International. Deze gegevens worden daar uitsluitend gebruikt als registratie voor het gebruik van een OGAE-app (naar verwachting in 2019) en voor het lidmaatschap van OGAE Internationaal. Donateurs van OGAE NL geven voor het  doorgeven van hun persoonsgegevens aan OGAE Internationaal expliciet toestemming aan OGAE NL. OGAE NL bewaart deze toestemming in een OneDrive-bestand.

Er zijn geen externe partijen die toegang hebben tot de persoonsgegevens en/of met wie deze gegevens worden gedeeld tenzij dit wettelijk is verplicht.